El costo oculto de no gestionar el conocimiento recién se hace presente cuando la gente que sabe no está. De forma más sigilosa aparece sin delatarse, a través de procesos sub-óptimos, que se dan por dependencia de individuos o falta de registros adecuados que permitan acceder ágilmente a la información necesaria, ya sea para actuar o tomar decisiones.
El conocimiento tiene características únicas. Es condicional y contextual, es decir, saber cuándo usar la información es tan importante como usarla adecuadamente. Es “pegajoso”, se da a nivel individual y colectivo, y como evento cognitivo cuesta “moverlo” una vez que se instaló. Tiene distintas formas, puede ser tácito (el que tenemos en nuestras mentes) o explícito (el que encontramos documentado).
Pero el que pocas veces se tiene en cuenta y no por eso es menos significativo, es que es un activo de la organización, y como tal hay que cuidarlo, mantenerlo, explotarlo positivamente para obtener un retorno.
El conocimiento tiene un ciclo de transferencia y conservación según lo establecieron Nonaka y Takeuchi en 1995. Este ciclo se basa en la forma del conocimiento, tácito y explícito, y cómo transformar uno en otro de manera permanente con el objetivo de ayudar a las organizaciones a gestionar el conocimiento de forma ordenada y eficaz.
Durante la Socialización del conocimiento, éste se transmite entre individuos como, por ejemplo, cuando una persona se incorpora a un equipo de trabajo y otro le enseña a desempeñar actividades inherentes al nuevo rol. Este conocimiento reside únicamente en las personas, por lo que se genera una dependencia del individuo que no es sana para la organización. Por lo tanto, es necesario Externalizarlo, o sea, documentarlo de alguna manera, bajarlo a archivos de texto, videos, audio, o cualquier forma que permita consumirlo en otro momento.
Muchas organizaciones llegan hasta este punto, pero…. ¿cómo hacemos para que lo consuman efectivamente otras personas y puedan aprovecharlo? Aquí es donde nos apoyamos en herramientas de colaboración para Combinar el conocimiento, es decir, hacerlo llegar de forma proactiva, eficaz y eficiente a quienes puedan utilizarlo en favor de sus actividades laborales. Por ejemplo, el uso de herramientas como Wikis, repositorios cloud-based, Teams, etc., facilitan cumplir con esta función.
Pero finalmente, si el individuo decide no consumir la información disponible para Internalizarla, no genera conocimiento para sí, por lo tanto, no podrá usarlo en favor de la organización ni podrá transmitirlo a otros. Aquí es donde juegan un papel importante las acciones de motivación que lleve adelante la organización, como premios por alcanzar determinado nivel técnico, promociones, etc.
Por último, es fundamental contarles que según el estudio presentado en el texto “Sistemas de información gerencial” de Laudon (libro utilizado para carreras universitarias), la gestión eficaz del conocimiento es 80% gerencial y organizacional, y 20% tecnológica. O sea, se necesita el compromiso organizacional desde los altos mandos, permeando hacia abajo como parte de la cultura.
Si estas condiciones no se dan, el conocimiento y su gestión pasa a segundo plano, pierde importancia frente a las actividades diarias y, eventualmente, termina en el último sarcófago.